Einzelheiten zum tiny.ERP-System

Was beinhaltet das tiny.ERP-System?

Derzeit umfasst das System 15 Module, die die meisten Bedürfnisse und Anforderungen eines jeden Unternehmens abdecken und individuell konfiguriert und auf jeden Kunden zugeschnitten sind, so dass es perfekt zum Geschäftsmodell passt.

Das System ist modular aufgebaut und verfügt über ein einfaches und einzigartiges Design. Es zeigt alle notwendigen Informationen auf vereinfachte und leicht verständliche Weise in Echtzeit an, solange eine Internetverbindung besteht.

Je nach gewähltem Paket und nach den Vorgaben des Kunden bietet das System die vollständige Kontrolle über alle Vorgänge sowie über die vom tiny.ERP-Team konfigurierten Einstellungen, so dass der Nutznießer diese im Handumdrehen an seine eigenen Bedürfnisse anpassen kann, und erfordert lediglich Grundkenntnisse im Umgang mit einem Computer und ein wenig Aufmerksamkeit.

Alle Vorgänge im System werden je nach Zugriffsstufe des Personals mit wenigen Klicks ausgeführt. Die meisten Vorgänge sind automatisiert und begünstigen die Datengenauigkeit, da die Daten nur einmal in das System eingegeben werden und menschliche Fehler vermieden werden.

1. Bedienfeld oder Armaturenbrett

Dieses Modul ist das Kontrollpanel des Unternehmens, das den Benutzern die Kundenbestellungen anzeigt und jedem den Status seiner Bestellung in Echtzeit anzeigt, gruppiert nach Abteilung oder Unternehmen und nach Datum.

Der Vorteil dieses Moduls ist die einfache Darstellung der Informationen, die den Mitarbeitern eine leichte Navigation ermöglicht, ohne dass sie über fortgeschrittene Kenntnisse verfügen müssen, und der Wegfall von Arbeitsblättern, was Zeit bei der Verteilung oder Auflistung spart.

2. Abteilungen oder Unternehmen

Die Einrichtung des Systems beginnt mit der Eingabe der gewünschten Anzahl von Abteilungen oder Unternehmen. Diese können leicht bearbeitet werden, indem Namen geändert und Hintergrundbilder zugewiesen werden, die die Mitarbeiter begünstigen, auch wenn sie aus verschiedenen Gründen die Aufmerksamkeit verlieren. Wenn es zurückkommt, weiß es durch die Erkennung der Hintergrundbilder, wo es aufgehört hat.

3. Zustände

Jeder einzelnen Abteilung/jedem einzelnen Unternehmen wird eine Reihe von Status zugewiesen und gruppiert, die vom tiny.ERP-Team je nach Bedarf generiert und eingestellt werden.

Jedem einzelnen Status sind eine Reihe von Aktionen und Automatisierungen zugeordnet, vom Versenden einer E-Mail bis zur Ausstellung von Rechnungen oder telefonischen Benachrichtigungen durch Mitarbeiter, die mit einem einfachen Klick darauf reagieren, spart das Unternehmen wertvolle Zeit und profitiert von einer erhöhten Produktivität.

Ihre Einstellungen sind vielfältig und können mit wenigen Klicks bearbeitet werden, um Anpassungen zu begünstigen und weitere benötigte Funktionen zuzuweisen:

• • Änderung des Namens oder der Farbe, um sie für das Personal intuitiver zu gestalten
• • Personalisierung und Versand automatisierter E-Mails an Kunden
• • automatische Erstellung und Versendung von Rechnungen zusammen mit einer E-Mail an den Kunden
• • Benachrichtigung des Begünstigten per SMS je nach Status der Bestellung

4. Zugang über mehrere Ebenen

Das System wird mit drei Zugriffsebenen geliefert, aber je nach den Bedürfnissen des Unternehmens können weitere Ebenen eingerichtet werden, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen können, ohne von Informationen abgelenkt zu werden, die sie nicht interessieren.

Die Vorteile von Zugriffsebenen liegen darin, dass der Empfänger Informationen mit vertraulichem Inhalt von unbefugtem Personal fernhalten und nach Prioritäten ordnen kann, und dass er diese jederzeit ändern kann.

5. Konten

Die Verwaltung der Konten bietet Vorteile sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Begünstigten. Der Nutznießer kann jedes Konto individuell bearbeiten, von der Änderung des Passworts bis hin zur Zugriffsebene im System, und das Personal profitiert von bestimmten Vorteilen, von der Änderung des Themas von hell auf dunkel sowie der Sprachen RO/EN oder DE, was dem Unternehmen hilft, Sprachbarrieren zu überwinden, da die Sprache für die Mitarbeiter am Arbeitsplatz kein Nachteil mehr ist.

Die Verwaltung der Konten bietet Vorteile sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Begünstigten. Der Nutznießer kann jedes Konto individuell bearbeiten, von der Änderung des Passworts bis hin zur Zugriffsebene im System, und das Personal profitiert von bestimmten Vorteilen, von der Änderung des Themas von hell auf dunkel sowie der Sprachen RO/EN oder DE, was dem Unternehmen hilft, Sprachbarrieren zu überwinden, da die Sprache für die Mitarbeiter am Arbeitsplatz kein Nachteil mehr ist.

6. Detalii companie

Introducerea detaliilor companiei în sistem sunt importante pentru companie, acesta având mai multe roluri și avantaje, permițând modificarea lor ori când este nevoie. Prin introducerea datelor se numără atât conturile de social media cât și datele necesare pentru generarea facturilor automat.

7. Adăugarea și salvarea clienților

Salvarea clienților în sistem se poate realiza în două feluri, acestea pot fi adăugați din modulul dedicat acestora sau atunci când se introduce o comandă nouă. Introducerea clienților find de două tipuri, acestea pot fi persoane fizice cât și persoane juridice, permițând categorisirea cât și etichetarea lor pentru o mai bună sortare în sistem.

Prin adăugarea clienților în sistem se poate verifica istoricul lor sau statusul în care i se află facturile generate automat. Aceste date sunt necesare și modulul de marketing, permițând personalului autorizat să seteze și să programeze eventualele campanii prin care să înștiințeze clienții companiei de noile produse sau chiar de anumite beneficii sau reducerii.

8. Comanda simplă sau multiplă

O comandă poate fi introdusă, editată sau anulată doar de către personalul autorizat dar niciodată ștearsă. Prin acest modul, întreg sistemul prinde viață iar toate celelalte module și automatizări sunt condiționate de acesta.

Introducerea unei comenzi în sistem poate fi de două feluri, comanda simplă sau multiplă în funcție de comanda clientului. Comanda la rândul ei este transformată în task-uri pentru personalul companiei, acestea beneficiind doar de informațiile necesare să își ducă la bun sfârșit munca, indiferent dacă este individuală sau de echipă.

Personalul poate parcurge în doua feluri task-urile atribuite, acestea pot fi parcurse foarte rapid arătând doar datele necesare pentru operațiunile repetitive sau detailate și permit schimbarea statusului. Toate comenzile sunt afișate în panoul de control sau dash bord în timp real.

Un avantaj principal al acestui modul este atunci când este setat împreună cu modulul de stoc, permițându-i acestuia să scadă automat materia primă din el, influențând în mod direct și modulul de rapoarte.

9. Notificările

Notificările sistemului sunt de tip SMS și au rolul de a informa beneficiarul în funcție de interesele sau nevoile acestuia, de la statusul în care se află o comandă până când materia primă a stocului atinge pragul minim setat de acesta. Fiind notificat de către sistem în timp real, aflând tot ce se întâmplă, deținând informațiile corecte și adaptate în permanență chiar dacă acesta se află la distanță și nu are o sursă de internet activă.

10. Automatizări

Sistemul pune la dispoziția beneficiarului un modul în care se pot vizualizate toate notificările și automatizările setate de către echipa tiny.ERP, acestea putând fi ajustate cu ușurință dintr-un singur loc fără a deține cunoștințe speciale.

Avantajele majore ale acestui modul sunt atunci când beneficiarul vrea să ajusteze sau să schimbe unele automatizări precum comandarea automată a materiei prime de la un alt furnizor sau să schimbe pragul minim setat. Tot acest modul permite beneficiarului să activeze unele notificări de care acesta are nevoie atunci când este plecat în concediu sau în delegație și dorește să rămână pe tot parcursul călătoriei informat.

11. Rapoarte

Modul de rapoarte este un modul complex, acesta poate fi setat și configurat după specificațiile și punctele de interes și au ca rol informativ. Rapoartele sunt generate automat de către sistem și permit vizualizarea lor în timp real. Rapoartele sunt condiționate de pachetul ales și de configurarea modulelor acestora.

Un prim raport este cel legat de modulul de comandă, afișând grafice, de la suma facturilor cu și fără TVA, sortându-le după dată și poate fi extins până la scăderea facturilor primite de la furnizori.

Având în permanență date reale, beneficiarul poate schimba sau ajustează modul de lucru a personalului ca acesta să devină mai productiv, acestea find condiționate doar de acuratețea datelor.

Modulul de Contabilitatea

Modulul de contabilitate a fost creat special ca să vină în ajutorul beneficiarului și are ca rol principal centralizarea tuturor facturilor companiei și automatizarea acestora, permițând o sortare și o gestionare ușoară.

Acesta generează automat o factură la o acțiune setată și atribuită unui status prin care acesta este la rândul ei trimisă clientului sau contabilități în funcție de preferințe și setări.

Avantajul acestui modul este că face parte din sistem și nu trebuie externa-lizat. Tot procesul se întâmpla în interiorul sistemului și poate fi automatizat. Înlocuiește cu ușurință anumite programe de facturare care au fost special create pentru acest lucru și simplifică cu mult setările care pot fi de la:

• • personalizarea facturii, a seriei și schimbarea cotei de TVA
• • generarea facturi automat în funcție de stagiul în care se află o comandă

• • permiterea încărcării în sistem a facturilor de la diverși furnizor pe categorii si prin etichetarea lor
• • centralizarea acestora și accesul lor de ori unde
• • editarea automatizării de trimitere a facturi către client și contabilitate
• • notificarea prin SMS atunci când o factură generată este depășită
• • starea rimandăr-ului care amintește încărcarea în sistem a facturilor de la furnizorii
• • trimiterea facturilor multiple către o adresă specificată
• • tipărirea facturilor dacă este cazul

Modulul de Stoc

Modulul de stoc a fost conceput să permită companiei să funcționeze pe semi pilot automat împreună cu modulul de furnizori. O dată acesta setat și automatizat, în momentul plasări unei comenzi, sistemul va începe să scadă singur materia primă din stocul companiei și să facă comenzi către furnizori dacă i se permite prin simpla setare a pragului minim și maxim. Tot odată acesta va notifica beneficiarul atunci cand valorile setate se apropie de pragul minim.

Acesta vine cu serie întreaga de beneficii, automatizări si setări precum:

• • stocul este configurat în funcție de categorie și subcategorie după nevoile fiecărei companii
• • fiecărei materii prime i se pot adăuga alerte și i se pot atribui câte un furnizor în parte
• • materia primă este configurată după unitatea de măsura, volum, ...

• • notifică beneficiarul înainte ca acesta să atingă cotele minime setate
• • permite aromatizarea trimiterii de comenzi către furnizorii a materiei prime necesare
• • trimite raportul lunar către contabilitate
• • permite schimbarea categoriei și a sub categoriei a uneia sau mai multor materii prime
• • toate categoriile si subcategoriile pot fi editate sau create ușor

Modulul de Furnizori

Modulul de furnizori este strict legat de modulul de stoc, fără acesta, semi automatizarea nu poate fi realizată. Acesta permite adăugarea și editarea furnizorilor cât și a datelor acestora în sistem, pentru a facilitata rapiditatea sau automatizarea completă a comenzilor către acestea.

• • furnizori pot fi adaugați atât din modulul dedicat cât și la adăugarea unui produs nou în stoc
• • furnizori pot fi grupații pe categorii și li se pot atribui etichete ca (principal, secundar, ...) pentru a crește acuratețea căutări acestora și a putea comanda sau automatiza întreg procesul
• • furnizori pot fi notificați atunci când materia primă din stocul companiei atinge cotele minime setate pentru a nu fi nevoie întreruperea activității

Modulul de E-mail marketing

Modulul de E-mail marketing, este modulul conceput pentru creșterea vizibilității companiei prin diverse campanii setate, programate și automatizate. Compania poate avea beneficii multiple prin expunerea în fața clienților a produselor noi cât și a reducerilor. Acest modul este strâns legat de modulul de clienți, deoarece campaniile setate și personalizate folosesc datele clienților salvate deja în sistem.

• • pune la dispoziția beneficiarului automatizarea, frecvența, data și ora la care să se trimită email-urile către clienți
• • crearea ușoară de template-uri și salvarea lor după dată, categorie și etichete, ca acestea să poată fi refolosite sau editate la nevoie