Detalii despre sistemul tiny.ERP

Ce conține sistemul tiny.ERP?

În momentul de față, sistemul conține 15 module, acestea au scopul să acopere majoritatea necesităților și nevoilor ori cărui business, find configurate și adaptate individual după fiecare client în parte, pentru ca acesta să se muleze perfect modelului de business.

Sistemul este unul de tip modular și vine cu un design simplu și unic. Acesta afișează toate informațiile necesare într-un mod simplificat și ușor de urmărit în timp real, atâta timp cât exista o conexiune la internet.

În funcție de pachetul ales și după specificațiile clientului sistemul oferă controlul total asupra tuturor operațiunilor cât și a setărilor configurate de către echipa tiny.ERP ca beneficiarul să le poată ajusta pe parcurs după propriile nevoi și nu necesită decât cunoștințe de bază a utilizării unui calculator și puțină atenție.

Toate operațiunile din sistem sunt realizate în funcție de nivelul de acces al personalului și prin câteva clicuri. Majoritatea operațiunilor find automatizate și favorizează acuratețea datelor prin introducerea acestora o singură dată în sistem, evitând eroarea umana.

1. Panoul de control sau dashboard-ul

Acest modul este panoul de control al companiei, utilizatorilor fundule afișate comenzile clienților și arătându-le tuturor în ce stadiu se află comanda acestora în timp real în funcție de statusuri grupate pe departamente sau companii si după dată.

Avantajul acestui modul este simplitatea prin care sunt afișate informațiile, facilitând navigarea ușoară de către personal fără a avea nevoie de cunoștințe avansate și eliminarea fișelor de lucru salvând timp cu distribuția sau listarea acestora.

2. Departamentele sau companiile

Setarea sistemului începe cu introducerea numărului de departamente sau companii, în funcție de necesității. Acestea pot fi editate ușor prin schimbarea numelui și atribuirea de imagini de fundal favorizând personalul chiar dacă acesta își pierde focus-ul din diferite motive. Când acesta revine, prin recunoașterea imagini de fundal știind unde acesta a rămas.

3. Statusurile

Fiecărui departament/companie individuală îi sunt atribuite și grupate un număr de statusuri, acestea sunt generate și setate în funcție de nevoile acestora de către echipa tiny.ERP.

Fiecărui status individual îi sunt atribuite o serie de acțiuni și automatizări, de la trimiterea unui email la emiterea facturi sau notificarea telefonică prin acționarea acestuia de către personal printr-un simplu click, compania câștigând timp prețios și beneficiind de creșterea productivități.

Setările acestora sunt de mai multe feluri și pot fi editate ușor din câteva clicuri, favorizând ajustările și atribuirea mai multor funcționalități necesare prin:

• • schimbarea denumiri sau a culorii ca acesta să devină mai intuitivă pentru personal
• • personalizarea și trimiterea de email-uri automate către clienții
• • generarea și trimiterea automată a facturi însoțită de un email către client
• • notificarea beneficiarului prin SMS în funcție de statusul în care se află comanda

4. Acces pe nivele multiple

Sistemul vine cu trei nivele de acces, dar în funcție de nevoile companiei pot fi creeate mai multe nivele, ca personalul să poată să iși desfășoare activitatea fără ai fi distrasă atenția de la anumite informații de care acestea nu îi sunt de interes.

Avantajele nivelelor de acces este că, beneficiarului poate să păstreze informațiile cu conținut confidențial departe de personalul neautorizat și să îl ierarhizeze, putând oricând să îl modifice.

5. Conturile

Prin administrarea conturilor, beneficiile sunt atât de partea personalului cât și a beneficiarului. Beneficiarul putând edita fiecare cont în parte, de la schimbarea parolei la nivelul de acces în sistem, și personalul beneficiază de anumite avantaje, de la schimbarea temei din light în dark mod cât și a limbi de la RO/EN sau DE, ajutând compania să treacă peste barierele lingvistice în cât limba sa nu mai constituie un dezavantaj la locul de muncă a angajaților.

Prin administrarea conturilor, beneficiile sunt atât de partea personalului cât și a beneficiarului. Beneficiarul putând edita fiecare cont în parte, de la schimbarea parolei la nivelul de acces în sistem, și personalul beneficiază de anumite avantaje, de la schimbarea temei din light în dark mod cât și a limbi de la RO/EN sau DE, ajutând compania să treacă peste barierele lingvistice în cât limba sa nu mai constituie un dezavantaj la locul de muncă a angajaților.

6. Detalii companie

Introducerea detaliilor companiei în sistem sunt importante pentru companie, acesta având mai multe roluri și avantaje, permițând modificarea lor ori când este nevoie. Prin introducerea datelor se numără atât conturile de social media cât și datele necesare pentru generarea facturilor automat.

7. Adăugarea și salvarea clienților

Salvarea clienților în sistem se poate realiza în două feluri, acestea pot fi adăugați din modulul dedicat acestora sau atunci când se introduce o comandă nouă. Introducerea clienților find de două tipuri, acestea pot fi persoane fizice cât și persoane juridice, permițând categorisirea cât și etichetarea lor pentru o mai bună sortare în sistem.

Prin adăugarea clienților în sistem se poate verifica istoricul lor sau statusul în care i se află facturile generate automat. Aceste date sunt necesare și modulul de marketing, permițând personalului autorizat să seteze și să programeze eventualele campanii prin care să înștiințeze clienții companiei de noile produse sau chiar de anumite beneficii sau reducerii.

8. Comanda simplă sau multiplă

O comandă poate fi introdusă, editată sau anulată doar de către personalul autorizat dar niciodată ștearsă. Prin acest modul, întreg sistemul prinde viață iar toate celelalte module și automatizări sunt condiționate de acesta.

Introducerea unei comenzi în sistem poate fi de două feluri, comanda simplă sau multiplă în funcție de comanda clientului. Comanda la rândul ei este transformată în task-uri pentru personalul companiei, acestea beneficiind doar de informațiile necesare să își ducă la bun sfârșit munca, indiferent dacă este individuală sau de echipă.

Personalul poate parcurge în doua feluri task-urile atribuite, acestea pot fi parcurse foarte rapid arătând doar datele necesare pentru operațiunile repetitive sau detailate și permit schimbarea statusului. Toate comenzile sunt afișate în panoul de control sau dash bord în timp real.

Un avantaj principal al acestui modul este atunci când este setat împreună cu modulul de stoc, permițându-i acestuia să scadă automat materia primă din el, influențând în mod direct și modulul de rapoarte.

9. Notificările

Notificările sistemului sunt de tip SMS și au rolul de a informa beneficiarul în funcție de interesele sau nevoile acestuia, de la statusul în care se află o comandă până când materia primă a stocului atinge pragul minim setat de acesta. Fiind notificat de către sistem în timp real, aflând tot ce se întâmplă, deținând informațiile corecte și adaptate în permanență chiar dacă acesta se află la distanță și nu are o sursă de internet activă.

10. Automatizări

Sistemul pune la dispoziția beneficiarului un modul în care se pot vizualizate toate notificările și automatizările setate de către echipa tiny.ERP, acestea putând fi ajustate cu ușurință dintr-un singur loc fără a deține cunoștințe speciale.

Avantajele majore ale acestui modul sunt atunci când beneficiarul vrea să ajusteze sau să schimbe unele automatizări precum comandarea automată a materiei prime de la un alt furnizor sau să schimbe pragul minim setat. Tot acest modul permite beneficiarului să activeze unele notificări de care acesta are nevoie atunci când este plecat în concediu sau în delegație și dorește să rămână pe tot parcursul călătoriei informat.

11. Rapoarte

Modul de rapoarte este un modul complex, acesta poate fi setat și configurat după specificațiile și punctele de interes și au ca rol informativ. Rapoartele sunt generate automat de către sistem și permit vizualizarea lor în timp real. Rapoartele sunt condiționate de pachetul ales și de configurarea modulelor acestora.

Un prim raport este cel legat de modulul de comandă, afișând grafice, de la suma facturilor cu și fără TVA, sortându-le după dată și poate fi extins până la scăderea facturilor primite de la furnizori.

Având în permanență date reale, beneficiarul poate schimba sau ajustează modul de lucru a personalului ca acesta să devină mai productiv, acestea find condiționate doar de acuratețea datelor.

Modulul de Contabilitatea

Modulul de contabilitate a fost creat special ca să vină în ajutorul beneficiarului și are ca rol principal centralizarea tuturor facturilor companiei și automatizarea acestora, permițând o sortare și o gestionare ușoară.

Acesta generează automat o factură la o acțiune setată și atribuită unui status prin care acesta este la rândul ei trimisă clientului sau contabilități în funcție de preferințe și setări.

Avantajul acestui modul este că face parte din sistem și nu trebuie externa-lizat. Tot procesul se întâmpla în interiorul sistemului și poate fi automatizat. Înlocuiește cu ușurință anumite programe de facturare care au fost special create pentru acest lucru și simplifică cu mult setările care pot fi de la:

• • personalizarea facturii, a seriei și schimbarea cotei de TVA
• • generarea facturi automat în funcție de stagiul în care se află o comandă

• • permiterea încărcării în sistem a facturilor de la diverși furnizor pe categorii si prin etichetarea lor
• • centralizarea acestora și accesul lor de ori unde
• • editarea automatizării de trimitere a facturi către client și contabilitate
• • notificarea prin SMS atunci când o factură generată este depășită
• • starea rimandăr-ului care amintește încărcarea în sistem a facturilor de la furnizorii
• • trimiterea facturilor multiple către o adresă specificată
• • tipărirea facturilor dacă este cazul

Modulul de Stoc

Modulul de stoc a fost conceput să permită companiei să funcționeze pe semi pilot automat împreună cu modulul de furnizori. O dată acesta setat și automatizat, în momentul plasări unei comenzi, sistemul va începe să scadă singur materia primă din stocul companiei și să facă comenzi către furnizori dacă i se permite prin simpla setare a pragului minim și maxim. Tot odată acesta va notifica beneficiarul atunci cand valorile setate se apropie de pragul minim.

Acesta vine cu serie întreaga de beneficii, automatizări si setări precum:

• • stocul este configurat în funcție de categorie și subcategorie după nevoile fiecărei companii
• • fiecărei materii prime i se pot adăuga alerte și i se pot atribui câte un furnizor în parte
• • materia primă este configurată după unitatea de măsura, volum, ...

• • notifică beneficiarul înainte ca acesta să atingă cotele minime setate
• • permite aromatizarea trimiterii de comenzi către furnizorii a materiei prime necesare
• • trimite raportul lunar către contabilitate
• • permite schimbarea categoriei și a sub categoriei a uneia sau mai multor materii prime
• • toate categoriile si subcategoriile pot fi editate sau create ușor

Modulul de Furnizori

Modulul de furnizori este strict legat de modulul de stoc, fără acesta, semi automatizarea nu poate fi realizată. Acesta permite adăugarea și editarea furnizorilor cât și a datelor acestora în sistem, pentru a facilitata rapiditatea sau automatizarea completă a comenzilor către acestea.

• • furnizori pot fi adaugați atât din modulul dedicat cât și la adăugarea unui produs nou în stoc
• • furnizori pot fi grupații pe categorii și li se pot atribui etichete ca (principal, secundar, ...) pentru a crește acuratețea căutări acestora și a putea comanda sau automatiza întreg procesul
• • furnizori pot fi notificați atunci când materia primă din stocul companiei atinge cotele minime setate pentru a nu fi nevoie întreruperea activității

Modulul de E-mail marketing

Modulul de E-mail marketing, este modulul conceput pentru creșterea vizibilității companiei prin diverse campanii setate, programate și automatizate. Compania poate avea beneficii multiple prin expunerea în fața clienților a produselor noi cât și a reducerilor. Acest modul este strâns legat de modulul de clienți, deoarece campaniile setate și personalizate folosesc datele clienților salvate deja în sistem.

• • pune la dispoziția beneficiarului automatizarea, frecvența, data și ora la care să se trimită email-urile către clienți
• • crearea ușoară de template-uri și salvarea lor după dată, categorie și etichete, ca acestea să poată fi refolosite sau editate la nevoie